A magyar nyelvhasználatban a kommunikáció szó szándékolt közlést jelent, vagyis azt, hogy valakivel valamit közölni kívánunk. A Idegen szavak és kifejezések szótára (1973) szócikke a következőket tartalmazza: “A kommunikáció információk közlése vagy cseréje valamilyen erre szolgáló eszköz, illetve jelrendszer ( nyelv, gesztusok stb..) segítségével.
Az információcsere módja szorosan összefügg a társadalmi fejlődéssel. Hosszú utat tett meg az emberiség a füstjelektől, a rovásíráson át a képeket is továbbító mobiltelefonig, de a kommunikáció folyamata leírható a következő általános modellel.
A modell sematikusan megjelenít minden olyan folyamatot, amelynek során információátadás történik.
- közlő (adó)
- befogadó(vevő)
- üzenet
- közvetítő csatorna
- kód, kódolás, dekódolás,
- visszacsatolás
- a kommunikációs helyzet
- a kontextus
A kommunikáció interakciós folyamat- a vevő és az adó részéről is jelzések kibocsátása és észlelése, illetve átadása és vétele történik, miközben kölcsönösen hatnak egymásra.
A kommunikációs folyamat sikeres megvalósulásához számos feltételnek kell teljesülnie. Mindenek előtt szükség van a folyamat végpontján az üzenet adójára és vevőjére. Könnyű belátni, hogy bármelyikük hiánya lehetetlenné teszi a kommunikációt. Egy lakatlan szigeten hiába kiáltozik a hajótörött segítségért, mert nincs, aki fogadja az üzenetét.
Az adó és vevő megléte önmagában szükséges, de nem elégséges feltétele az információcserének. A hajótörött segélykérése csak akkor vezet eredményre, ha az üzenet észlelőjében szándék van az üzenet fogadására.
A legnemesebb szándék is akkor válik tényleges cselekvéssé, ha a címzett oldaláról meglévő fogadókészség, és a vétel technikai oldala is biztosított, azaz számára hozzáférhető az üzenet, van közvetítő csatorna. Ha a vevő kihalássza a palackpostát, veszi a segélykérő fény- és Morse-jeleket, vagy a modern technika biztosította elektronikus jelzéseket, akkor van esély arra, hogy segítsen, visszajelezzen.
Az üzenet valamilyen jelrendszerben (kódok formájában) érkezik a címzetthez. A kommunikáció csak akkor jön létre, ha a dekódolás, vagyis az üzenet értelmezése is megtörténik. Az információcsere meghiúsul, vagy zavart szenved, ha az adó és vevő nem azonos “programnyelvet” használ, vagyis nincs közös kódrendszer.
Az információcsere módját, a kódolás, dekódolás folyamatát meghatározza az adott szituáció, amelyben erre sor kerül, illetve az a társadalmi környezet minden jogi, gazdasági infrastrukturális feltételrendszerével, amelyben létrejött.
Gondoljon egy kistelepülés lakossági fórumára, vagy egy szóvivői sajtó tájékoztatóra, egy üzembezárást bejelentő összdolgozói gyűlésre, vagy egy önkormányzati bizottsági ülésre.
A kommunikációnak mindig célja van (veszélyre figyelmeztet, együttműködésre hív, értékelést fejez ki stb.). Ezt a szerteágazó, mindig az adott szituációtól és a kontextustól függő feltételt: a közlés szándékát, a fenti ábra nem tudja megjeleníteni., éppen annak sokfélesége miatt.
Amikor a vezető munkája során tudatosan tervezi a saját szóbeli és írásbeli szereplését, a szándék egyértelmű tisztázásával kell kezdenie munkáját.